Wanneer je op mijn website actief bent of contact met mij opneemt, deel je soms persoonsgegevens met mij. Ik ga zorgvuldig met deze gegevens om en houd mij aan de hierbij geldende wet- en regelgeving. Deze wetten gaan over het bewaren en gebruiken van jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leg ik je uit welke gegevens ik van je verzamel en wat ik met deze gegevens doe. Deze privacyverklaring geldt voor alle interactie tussen jou en Proudly Imperfect, de manier van communicatie maakt daarbij niet uit. Proudly Imperfect, gevestigd aan de Obrechtstraat 219 te ‘s-Gravenhage, is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens zoals vermeld in deze privacyverklaring. Je kunt vragen of opmerkingen betreffende jouw privacy versturen naar info@proudlyimperfect.nl

Wat zijn persoonsgegevens?
Alle gegevens die iets over jou vertellen en gebruikt kunnen worden om jou te identificeren zijn persoonsgegevens. Denk bijvoorbeeld aan je naam, je contact- of adresgegevens en je BSN. Sommige van deze gegevens zoals etnische afkomst, geloof en medische gegevens zijn bijzondere persoonsgegevens.

Bijzondere persoonsgegevens
Om sessies goed uit te kunnen voeren is het noodzakelijk om bijzondere persoonsgegevens te inventariseren en een coach dossier daarvan te maken. Het gaat dan om onder andere medische/psychische gegevens (zoals medische gegevens, gezondheidstoestand en gegevens over uitgevoerde onderzoeken/coachingsessies), welke door mij worden verzameld, geïnventariseerd en schriftelijk worden vastgelegd. Dit in het kader van een correcte beeldvorming met betrekking tot de diagnostiek en coaching. Tevens verwerk ik deze gegevens ten behoeve van het bieden van een passend behandelaanbod en om zicht te krijgen op de coaching. Daarnaast houd ik mij, vanzelfsprekend, aan de geheimhoudingsplicht. Jouw persoonsgegevens, zowel de algemene als de bijzondere, worden alleen met jouw goedkeuring gedeeld met derden zoals artsen en collega-coaches. Ook wordt enkel na jouw goedkeuring contact opgenomen met andere zorgverleners als dit nodig is. Ben je van mening dat ik onterecht of zonder toestemming deze gegevens heb verzameld en heb vastgelegd, neem dan contact met mij op via de e-mail en dan verwijder ik, indien mogelijk, de vastgelegde informatie.

Persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar
Ik heb niet de intentie om persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar te verwerken. Ik kan echter niet controleren of een bezoeker van mijn websites en servers ouder dan 16 jaar is. Als je ervan overtuigd bent dat ik persoonlijke gegevens van een minderjarig persoon heb verzameld zonder toestemming van ouder of voogd, dan kun je contact opnemen via de e-mail. Indien mogelijk verwijder ik dan deze informatie. Indien er gegevens van personen jonger dan 16 jaar door mij worden verzameld, zal dit altijd gebeuren met toestemming van zijn/haar ouder of voogd.

Wanneer verwerk ik jouw persoonsgegevens?

• Om je te kunnen helpen als je vragen hebt.

Ik help je graag verder als je ergens tegenaan loopt of een vraag voor mij hebt. Je kunt mij e-mailen of een formulier invullen op de website. Ook kan het zijn dat ik je gegevens krijg via derden in verband met mijn dienstverlening. Om je verder te kunnen helpen sla ik een aantal gegevens van je op. Op die manier weet ik wie je bent en kan ik ook bij het volgende contactmoment terugvinden waar we het over hebben gehad

Als je vragen voor mij hebt dan sla ik de volgende gegevens van je op: 

• Naam
• E-mailadres
• Jouw bericht

Wettelijke grondslag: gerechtvaardigd belang. 

• Om een aanbod op te stellen en naar je te versturen.

Voordat ik voor je aan de slag ga, kan ik je een aanbod of offerte toesturen. Hiervoor sla ik de volgende gegevens van je op:

• N.A.W. gegevens
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Bedrijfsnaam (optioneel)
• Kamer van Koophandelnummer (optioneel)
• BTW-ID nummer (optioneel)

Wettelijke grondslag: gerechtvaardigd belang.

• Om een overeenkomst uit te voeren, contact op te nemen voor kennismakingsgesprekken, je een welkomstpakketje te sturen, een coach plan van aanpak te maken, aantekeningen van coachingsessies te maken, afspraken met je te kunnen maken, de voortgang en de kwaliteit van de coaching te kunnen bijhouden, je toegang te geven tot de online leeromgeving en online community, je een intakeformulier en evaluatie formulieren toe te kunnen sturen en een winnaar voor de winactie te trekken.

Als je bij mij diensten afneemt dan wil je goed geholpen worden en ontvangen wat je hebt gevraagd. Ik sla de volgende gegevens op voor het uitvoeren van een overeenkomst:

• N.A.W. gegevens
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• De overige door jou aangeleverde (persoons-)gegevens

Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst. 

• Om je een intake formulier in te laten vullen ter voorbereiding op ons coachtraject, een coachdossier voor je aan te maken en een coachovereenkomst met je te sluiten.

Als je bij mij hebt aangegeven dat je een coachtraject of losse coachsessie wilt volgen, dan dien je een intakeformulier in te vullen, maak ik een dossier aan en daarvoor sla ik de volgende gegevens van je op:

• N.A.W. gegevens
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Geboortedatum
• Medische gegevens (optioneel)
• Overige door jou aangeleverde gegevens

Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

• Om je te kunnen factureren en incasseren.

De door jou afgenomen diensten moeten natuurlijk ook betaald worden. Blijft een (tijdige) betaling uit, dan sta ik in mijn recht om een incassotraject te starten. In verband met facturatie & incasso sla ik de volgende gegevens van je op:

• N.A.W. gegevens
  
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Bedrijfsnaam (optioneel)
• Kamer van Koophandelnummer (optioneel)
• BTW-ID nummer (optioneel)

Wettelijke grondslag: wettelijke verplichting. 

• Om je op de hoogte te houden van wijzigingen in mijn dienstverlening.

Wanneer ik wijzigingen doorvoer in mijn dienstverlening, algemene voorwaarden, privacyverklaring, of overige belangrijke zaken,  dan stel ik je hiervan graag op de hoogte. Als je hiermee akkoord gaat dan gebruik ik de volgende gegevens om je in mijn nieuwsbrief systeem te verwerken:

• Naam
• E-mailadres

Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

• Om je informatie met betrekking tot mijn online diensten toe te sturen.

Als je je hebt ingeschreven voor een online cursus, programma, of webinar, stuur ik je daar aanvullende informatie over (data, tijden etc.). Als je hiermee akkoord gaat dan sla ik de volgende gegevens van je op:

• Naam
• E-mailadres

Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst. 

• Om je mijn nieuwsbrieven en gratis weggevers toe te sturen.

Als je bij mij hebt aangegeven dat je mijn nieuwsbrief en de gratis weggever wilt ontvangen sla ik de volgende gegevens van je op:

• Naam
• E-mailadres

Wettelijke grondslag: toestemming.

• Om jouw review op mijn website en/of social media te kunnen delen.

Als je mij een review hebt gestuurd, publiceer ik deze op mijn website en/of social media kanalen. Als je hiermee akkoord gaat dan sla ik de volgende gegevens van je op:

• Naam
• Bedrijfsnaam (optioneel)
• Functie / beroep
• Foto (optioneel)

Wettelijke grondslag: toestemming. 

Cookies en vergelijkbare technieken die ik gebruik
Proudly Imperfect gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan een website wordt opgeslagen op je computer, tablet of telefoon. Ik gebruik cookies met een puur technische functionaliteit zodat de website werkt zoals bedoeld. Daarnaast gebruik ik analytische cookies zoals Google Analytics en Hotjar om het gedrag van mijn bezoekers te kunnen bestuderen en aan de hand hiervan mijn website te kunnen verbeteren. Daarnaast maak ik soms ook gebruik van tracking cookies (Facebook pixel) zodat ik je op maat gemaakte content en advertenties kan aanbieden. Dit zijn bijvoorbeeld adverteerders en social media bedrijven. Als ik je toestemming nodig heb om cookies te mogen plaatsen dan vraag ik je dit tijdens je eerste bezoek aan mijn website. Ik verwijs je daarbij ook naar mijn cookieverklaring. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat.

Doorgifte aan partners
Ik werk voor het uitvoeren van mijn dienstverlening samen met verschillende leveranciers en partners. Deze leveranciers & partners zijn onder andere partijen die:

• Mijn betalingen & incasso’s afhandelen (Moneybird, Plug & Pay, iDeal, Mollie)
• Mijn webhosting & e-mail verzorgen (Vimexx, Google Mail)
• Mijn nieuwsbrieven versturen (Mailblue)
• Mijn CRM-systeem (Moneybird)
• Mijn boekhouding doen (Ondernemerscoach.pro en Fixxt.BV)
• Mijn online meetings verzorgen (Whereby, Zoom)
• Mijn online leeromgeving verzorgen (Huddle)
• Mijn online community verzorgen (Instagram, Facebook, Threads)
• Mijn online agenda verzorgen (Calendly en Google Calender)
• Mijn pakketjes verzenden (PostNL, MyParcel)
• Overige software die ik gebruik (Google forms, Google Docs, Google Spreadsheet, Google Drive, Trello, Click Up, Notion, WhatsApp)

Met subverwerkers heb ik verwerkersovereenkomsten en/of geheimhoudingsverklaringen afgesloten om de veiligheid van jouw gegevens te waarborgen. Ik werk alleen samen met partners die kunnen voldoen aan de AVG wetgeving. Enkele van mijn partners bevinden zich buiten de Europese Economische Ruimte (de landen binnen de Europese Unie, Liechtenstein, Noorwegen en IJsland). Je gegevens kunnen worden verwerkt in Amerika en/of andere landen waar deze bedrijven hun cloudopslag hebben en servers en/of backups hebben. 

Met deze partners heb ik passende maatregelen genomen welke contractueel via een verwerkersovereenkomst / Data Processing Addendum zijn afgesproken of via een modelovereenkomst van de Europese Commissie (klik hier). De strengere GDPR (de AVG) is vaak door de meesten van hen al ondertekend en werkzaam. Op deze manier zorg ik ervoor dat jouw gegevens goed worden beschermd.

Doorgifte aan derden
In principe deel of verkoop ik je gegevens niet met personen of organisaties buiten Proudly Imperfect, behalve met partners zoals hierboven beschreven. Ook kan het zijn dat ik verplicht word om je gegevens door te geven op grond van een wettelijke plicht.

De beveiliging van jouw gegevens
Proudly Imperfect heeft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik, onrechtmatig of ongeautoriseerd gebruik en verlies. Alle partijen die jouw gegevens voor mij verwerken (subverwerkers) of in kunnen zien (denk aan medewerkers of inhuurkrachten) tekenen een verwerkersovereenkomst of geheimhoudingsverklaring. Deze overeenkomsten en bijbehorende gegevens worden bewaard voor de duur zolang ik samenwerken met deze partijen.

Hoe lang worden jouw gegevens bewaard? 
Voor verschillende gegevensstromen hanteer ik verschillende bewaartermijnen. Natuurlijk heb je altijd het recht om mij te verzoeken je gegevens te verwijderen. Zie hiervoor ook het kopje “Jouw rechten”.

• Persoonsgegevens/coachdossier: Naam, adresgegevens, telefoonnummer, e-mail en behandelgegevens verwijder ik 5 jaar na ons laatste contact.
• E-mail: E-mail ouder dan 5 jaar wordt verwijderd tenzij deze nog relevant zijn voor het uitvoeren van een overeenkomst of oplossen van een geschil.
• Facturen en offertes: Facturen en offertes kunnen worden verwijderd na de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar. Je gegevens blijven in ieder geval tot die tijd aanwezig in mijn facturatiesysteem.
• Nieuwsbrief: Je kunt op ieder gewenst moment je gegevens zelf uit mijn nieuwsbriefsysteem verwijderen.

Jouw rechten
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren en te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om jouw toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Proudly Imperfect. Ook heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van je persoonsgegevens sturen naar info@proudlyimperfect.nl.  Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vraag ik je een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. Indien je verzoek betrekking heeft op een cookie dan vraag ik je deze ook mee te sturen. Ik reageer zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op je verzoek. Proudly Imperfect wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verzoek tot vernietiging
Een verzoek tot vernietiging van (delen van) het dossier wordt gehonoreerd, tenzij gegevens uit het dossier van aanmerkelijk belang moeten worden geacht voor een derde partij. Als jij verzoekt om vernietiging van jouw gegevens, kan vernietiging ook worden geweigerd als ik van mening ben dat vernietiging van (delen van) het dossier in strijd is met de zorg van een goede coach.
Een verzoek tot vernietiging kan schriftelijk of digitaal bij mij worden ingediend. Ik reageer dan uiterlijk binnen 4 weken op dit verzoek en beoordeel binnen deze periode of het verzoek kan worden gehonoreerd.Uitgangspunt bij deze beoordeling is dat ik tegemoetkom aan het verzoek, tenzij gegevens uit het dossier van aanmerkelijk belang moeten worden geacht voor een derde partij of de wettelijk vertegenwoordiger namens jou verzoekt om vernietiging en honoreren van dat verzoek in strijd is met de zorg van een goede coach voor de klant.

Melden van een datalek
Wanneer er ondanks alle voorzorgsmaatregelen toch een datalek plaatsvindt dan houd ik mij aan de meldplicht datalekken en meld ik dit lek, mocht dit nodig zijn, binnen 72 uur na constatering bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Mocht je een datalek ontdekken dan vraag ik je vriendelijk dit zo snel mogelijk maar in ieder geval binnen 24 uur nadat je het lek hebt geconstateerd met mij te delen door een e-mail te sturen. Ik kan dan direct actie ondernemen.

Aansprakelijkheid
Deze privacyverklaring heeft alleen betrekking op de persoonsgegevens die Proudly Imperfect verwerkt ten behoeve van de in deze overeenkomst besproken punten. Proudly Imperfect accepteert geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor (de werking en/of inhoud van) websites of diensten van derden.

Wijzigingen in deze verklaring
De inhoud van deze privacyverklaring kan op ieder moment worden aangepast door Proudly Imperfect om in te spelen op nieuwe ontwikkelingen op gebied van wet- of regelgeving of wijzigingen binnen mijn bedrijf. Je kunt je abonneren op mijn nieuwsbrief waar ik je op de hoogte houd van eventuele wijzigingen.  In ieder geval raad ik je aan mijn privacyverklaring geregeld te raadplegen om op de hoogte te blijven van mijn privacybeleid. Door na wijzigingen gebruik te blijven maken van de diensten van Proudly Imperfect ga je akkoord met deze wijzigingen.

Contact
Heb je verder nog vragen of opmerkingen? Dan kun je contact opnemen via de e-mail, info@proudlyimperfect.nl of per post:

Proudly Imperfect
T.a.v.: Sabina van Roest
Obrechtstraat 219
2517 TW ‘s-Gravenhage

Proudly Imperfect is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 57989605.
Versie: juli 2024. Deze disclaimer is opgesteld door Veritas Advies, en mag niet zomaar gekopieerd worden, ook niet deels, zonder toestemming van Proudly Imperfect en Veritas Advies. 

Klik hier voor de PDF versie van de PrivacyVerklaring